Если вы планируете корпоратив и хотите добавить живую интерактивность — заказать фотобудку на мероприятие стоит одним из первых пунктов в списке подготовки: она работает без перерывов, собирает людей и оставляет физические воспоминания.
С чего начать планирование
Хороший корпоратив начинается не с выбора ресторана, а с понимания цели. Вы собираете команду, чтобы отметить результаты года, познакомить новых сотрудников со старыми или просто дать людям отдохнуть друг с другом? Ответ на этот вопрос определяет всё остальное — формат, площадку, программу и бюджет. Определите три ключевых параметра до того, как начнёте звонить подрядчикам:
Количество участников и их возрастной диапазон
Бюджет с разбивкой по статьям: аренда, еда, развлечения, транспорт
Дата и запасная дата — особенно актуально для выездных форматов
Как выбрать площадку
Площадка задаёт атмосферу. Банкетный зал с белыми скатертями настраивает на официальный лад, лофт с кирпичными стенами — на неформальное общение, загородная база — на командную активность. Ни один из форматов не лучше другого: всё зависит от того, какую атмосферу вы хотите создать. При выборе зала проверьте несколько технических моментов:
Вместимость с учётом фуршетных столов, танцпола и зон активностей
Наличие отдельного входа для подрядчиков и монтажников
Акустику — особенно если планируется живая музыка
Парковку и доступность общественного транспорта
Возможность украшения и монтажа за несколько часов до начала
Программа: структура вечера
Вечер без структуры превращается в хаос после второго часа. Чередуйте форматы: официальная часть — активность — свободное время — активность — танцы. Люди не должны сидеть в одном режиме дольше 40 минут подряд. Хорошо работают:
Командные квизы и викторины на корпоративную тематику
Фотобудка — один из немногих элементов, который одновременно развлекает гостей и даёт им что-то унести с собой. Моментальная печать снимков с брендированной рамкой превращается в корпоративный мерч, который не выбрасывают.
Бюджет: где экономить, а где нет
Расставьте приоритеты заранее. Еда и напитки — это то, что гости оценивают в первую очередь и что влияет на общее ощущение от вечера. Экономить на кейтеринге — значит рисковать репутацией мероприятия. Декор можно оптимизировать: несколько крупных акцентов работают лучше, чем равномерное украшение всего зала. Живой DJ в большинстве случаев оправдан больше, чем плейлист с колонкой, — он читает зал и управляет энергией. Развлекательные зоны — статья, на которой не стоит экономить. Одна хорошо работающая активность создаёт больше разговоров, чем три посредственных.
Подрядчики: как не ошибиться
Запрашивайте портфолио с реальными мероприятиями, а не стоковые фото. Уточняйте, кто конкретно будет работать на вашем событии — менеджер, которого вы видели на встрече, или другой человек. Прописывайте в договоре не только стоимость, но и тайминг, условия форс-мажора и штрафные санкции за срыв. Компания divent.ru специализируется на аренде интерактивного оборудования для мероприятий, включая фотобудки с моментальной печатью — удобный вариант для корпоративов любого масштаба.
За несколько дней до события
Финальный чек-лист помогает не упустить детали в суматохе последних дней:
Подтвердить всех подрядчиков и уточнить время заезда
Разослать участникам программу вечера и адрес с маршрутом
Назначить ответственного «на месте» — человека, который координирует всё в день мероприятия
Подготовить контактный лист всех подрядчиков с телефонами
Проверить технику: микрофоны, проектор, свет
Корпоратив — это инвестиция в команду. Люди, которые провели вместе хороший вечер, работают иначе: они знают друг друга не только по рабочим чатам. Именно поэтому разница между «просто собрались поесть» и «событием, о котором говорят через месяц» — это не бюджет, а внимание к деталям.
С чего начать планирование
Программа: структура вечера
Бюджет: где экономить, а где нет
За несколько дней до события