Централизованная работа с электронной почтой и календарем
Недавно я столкнулся с непростой задачей. Мне, как и многим IT-специалистам, приходится составлять расписание запланированных встреч и проверять почту от многочисленных организаций, с которыми я работаю в качестве IT-консультанта, на разных почтовых серверах. На первый взгляд, ничего сложного тут нет, но на самом деле, все это требует серьезной координации и синхронизации, которая сама собой не происходит.
Мое расписание и почта должны быть максимально централизованы для быстрого доступа, особенно с мобильных устройств. Когда работаешь одновременно с несколькими экземплярами Microsoft Exchange, Outlook и всевозможными почтовыми программами, добиться этого не так-то легко. В этой статье я расскажу, как мне удалось централизовать свои данные и открыть календарь для просмотра тем пользователям, которым нужно его видеть.
Как было раньше
Какое-то время я обходился половинчатым решением — использовал Microsoft Exchange. Я сохранял расписание с других компьютеров в формате «.ics» и импортировал его в Outlook 2007 из меню «Файл | Импортировать/Экспортировать» (File | Import/Export).
После этого я синхронизировал расписание из личного календаря с календарем на сервере Exchange. Все это приходилось делать вручную, но результат меня устраивал.
Однако в командировках пользоваться этим расписанием было невозможно, а ведь когда много путешествуешь, систематизация рейсов, забронированных номеров и арендованных автомобилей превращается в серьезную работу. В результате мне приходилось записывать все это в блокнот.
Решить проблему мне удалось с помощью веб-сервиса Tripit.com. Я привязал к своей учетной записи на этом сайте несколько адресов электронной почты и настроил автоматическое перенаправление писем о заказанных билетах, автомобилях и гостиничных номерах на адрес plans@tripit.com. Система сама составляет расписание моих поездок (рис. A и B), ориентируясь на даты вылета и прибытия.
Рисунок A. Сведения о поездке можно отредактировать.
Рисунок B. Вся информация хранится в одном месте.
Самое замечательное, что я могу отредактировать расписание в Tripit и экспортировать его в файл «.ics», а потом импортировать в Outlook и синхронизировать с мобильным телефоном с помощью Activesync. Теперь мне больше не приходится возиться с блокнотами.
Главное преимущество этой системы в сочетании с Exchange заключается в том, что все данные хранятся на сервере, так что даже если с моим телефоном что-то случится, информацию можно будет снова загрузить на устройство с помощью Activesync. Проблемы с Outlook на ноутбуке мне тоже теперь не страшны.
Последний штрих: общий доступ к календарю
В Outlook я могу разрешить отдельным пользователям чтение и редактирование моего расписания, однако воспользоваться этой возможностью смогут только те, кто подключен к моему серверу Exchange.
С некоторых пор мне приходится работать с несколькими серверами Exchange в разных организациях. Ни Activesync, ни Outlook не позволяют осуществлять синхронизацию с несколькими серверами одновременно, и в итоге я опять остался без единого централизованного календаря. Безусловно, я могу воспользоваться одним из онлайн-календарей, но насколько это будет удобно для меня и моих клиентов?
Решение
На помощь мне пришел Календарь Google (Google Calendar). Этот сервис позволил мне объединить все свои календари и управлять ими централизованно из единого интерфейса (рис. C). В настройках Activesync можно указать адрес календаря в Интернете и синхронизировать его с мобильным телефоном.
Рисунок C. Централизованный Календарь Google.
Главное преимущество этого решения заключается в том, что я могу открыть доступ к своему расписанию всем, кому захочу, и даже разрешить отдельным пользователям его редактировать. Все эти функции встроены непосредственно в Календарь Google.
Я могу интегрировать онлайн-календарь с собственным блогом, благодаря чему все мои клиенты смогут ознакомиться с моим расписанием и выбрать удобный день для встречи. Для этого, правда, потребуется написать специальный код, если под рукой нет платформы для синхронизации календаря по тому же принципу, что синхронизация Activesync с мобильными устройствами.
Описанное решение совместимо со всеми моими компьютерами и полностью меня устраивает. А приходилось ли вам сталкиваться с подобными проблемами и как вы их решили? Опишите самое, на ваш взгляд, эффективное решение в комментариях!
