Что такое электронный архив документов и почему его нужно использовать
Электронный архив документов – это система хранения данных, которая позволяет в значительной мере упростить работу (в частности бухгалтеров на предприятий). Только представьте себе, все ваши файлы отсканированы и помещены в одно место, откуда к ним можно получать доступ постоянно.
Если рассматривать внедрение на предприятии, тогда сотрудники смогут найти, обработать или переслать необходимый пакет документов за считанные секунды, не бегая в архивы и т.д. А это время, а «время равно продуктивность».
Кроме экономии времени, данный архив позволяет сэкономить место в офисе.
Почему нужно использовать электронный архив
Мы сторонники всего нового. Новые технологии упрощают жизнь, делают услуги и товары дешевле. В данном случае все аналогично. И сейчас мы выделим несколько причин, которые объясняют все преимущество безбумажного хранения данных.
Во-первых, это очень удобно. Все документы, которые будут находиться в электронном виде, будут сгруппированы и пользователю придется лишь найти нужный ему файл.
Во-вторых, увеличивается скорость документооборота. Для того чтобы найти нужный документ, достаточно просто вбить в поиск его наименование. В подавляющем числе случаев поиск найдет именно тот файл, который необходим.
В-третьих, такая система в сравнении с бумажным архивом имеет более высокую степень сохранности. Документы защищены от пожара, наводнения (особенно если они находятся в Облаке). Также, документы можно множить, причем без затраты на это каких-либо ресурсов.
В-четвертых, электронный вид позволяет защитить документ от подделывания. Также, появляется возможность ограничения доступа по паролю, что значительно повышает сохранность данных.
И, в конце концов, такой архив удобно систематизировать. Если вы изъяли какой-либо документ с хранилища, он автоматически займет свой порядковый номер. При добавлении нового все аналогично. С бумажными вариантами все сложнее, нужно вручную их классифицировать, после изъятия документа искать его местоположение.
Как мы уже отмечали выше, современные IT-технологии только упрощают жизнь предприятий и рядовых пользователей. Не использовать новые технологии, это отставать от конкурентов, которые так и стремятся монополизировать любую из возможных ниш.
